Bobcat CZ, a.s.
Společnost Bobcat CZ, a.s. je od roku 2000 výhradním dovozcem smykem řízených kolových a pásových nakladačů, bagrů, teleskopických manipulátorů, hutnící techniky, malotraktorů, přídavných zařízení a náhradních dílů značky Bobcat. Prostřednictvím sítě vlastních středisek nebo středisek obchodních partnerů pokrývá celou Českou republiku.
Zadání
Vytvořit náhradu za současné řešení interního IS, napojit na data z účetního systému Money S5 a centralizovat ostatní data ve formě XLS, PDF a další. Prioritou bylo tvořit CRM modulářně a plně dle potřeb zadavatele. Nebylo žádoucí použít jako základ krabicové řešení a nad tím stavět. Vše na míru. Důraz byl kladen také na možnost pracovat se všemi daty v reálném čase a bez omezení na počet licencí/uživatelů.
Musím pochválit flexibilní přístup od společnosti Úspěšný web, po které jsme často chtěli až nemožné. Formou brainstormingových schůzek jsme ale vždy našli ideální řešení. Osobně jsem byl celou dobu zastáncem toho, aby se IT přizpůsobovalo firemním procesům a ne naopak. Proto jsme zvolili cestu vývoje na míru a ne krabicové řešení, které by pro nás bylo omezující. Ukázalo se to jako správná cesta.
Ing. Radek Horský
předseda představenstva
Výměna dat mezi CRM
a Money S5
Jelikož společnost využívá již od svého vzniku ERP systém Money S5 od společnosti Seyfor, a. s., byla nutnost vytvořit můstek na výměnu dat mezi CRM a ERP.
Data jsou mezi systémy posílána v reálném čase ve formátu XML nebo jsou čtena přímo z databáze skrze pohledy k tomu vytvořenými. Objemná data jsou pak zpracovávána každou noc. Mezi nejdůležitější data, která se mezi oběma informačními systémy synchronizují, patří určitě objednávky, zálohové faktury, vydané faktury, přijaté faktury, výdejky, úhrady faktur, adresář zákazníků, ale například i agenda majetek a další.
Bezpečně a na jednom
místě
CRM řešení je rozděleno na jednotlivé agendy, přesně dle rozdělení hlavních činností společnosti Bobcat CZ. Pronájem strojů, jejich prodej a také servis.
Agendy, které jsou samostatné a zároveň sdílejí podstatnou část dat. Každá z agend má svého hlavního správce, nad kterým jsou ještě hlavní administrátoři, kteří mají veškeré pravomoce. Celý systém je pak propleten ještě nižší úrovní uživatelských účtů, kteří mají omezené pravomoce jen na použití modulů, které ke své práci potřebují. Většina procesů je pak schvalována uživateli s vyššími pravomocemi.
Správa zákazníků
Zákazníci. Prvek, kolem kterého se v byznysu vše točí. CRM systém obsahuje moduly, které usnadňují jejich zadávání, prověřování a průběžnou kontrolu.
U každého zákazníka lze kdykoliv dohledat veškerou historii všech zakázek, všech půjčených strojů, servisů a dalších informací. Při zadávání nového zákazníka je hned kontaktován ARES, živnostenský rejstřík a obchodní rejstřík, aby se automaticky doplnila všechna potřebná data. Zároveň je zaslán požadavek i na insolvenční rejstřík, kdyby náhodou. CRM pak umožňuje ještě ruční práci ohledně dalšího prověřování nového zákazníka, kdy je potřeba, aby uživatel pravdivě vyplnil a přiložil vnitrofiremní prověřovací dokument.
Správa obchodních případů
Vytvoření objednávky pro konkrétního zákazníka na konkrétní stroj a konkrétní období. Následuje vytvoření zakázky z této objednávky a vygenerování předavacích protokolů a smluv. V průběhu zakázky lze s termínem různě manipulovat pomocí dodatků. Při ukončení zakázky jsou pak generovány podklady pro fakturaci na základě ceníků, využití a individuálních slev. CRM pak samo hlídá veškeré fakturace, pohledávky, splátkové kalendáře, ale i dobropisy, které se automaticky pro zákazníky vystavují, když zaplatí včas. To vše a ještě více je součástí CRM řešení.
Pokud v méně lidech obsloužíte více zákazníků, jakékoliv IT řešení se po čase zaplatí úplně samo. V tomto případě, kdy děláme kompletně vše na zelené louce a vymýšlíme funkčnosti tak, aby zapadly do našich firemních procesů, je efektivita a návratnost investice ještě daleko rychlejší. O dopadu na spokojenost našich zákazníků nemá ani smysl polemizovat.
Vladimír Hes
obchodní ředitel
Cross-rental
Jeden z mála modulů, který otevírá možnost pracovat s daty v CRM i pro uživatele, kteří nejsou zaměstnanci společnosti. Cross-rental je prakticky systém půjčování strojů s tím, že jsou zákazníkovi poskytnuty stroje například na celý rok a je na něm, jakým způsobem je využívá. Jen musí hlásit jejich využití zpátky společnosti Bobcat CZ a k tomu je určen tento modul. Zákazník dostane automaticky každý měsíc odkaz na rozhraní, ve kterém ke každému stroji vyplní jeho využití. To se následně uloží do CRM řešení, kde to musí některý z operátorů ještě schválit. Z těchto dat jsou pak automaticky tvořeny podklady pro fakturaci. Značné ušetření času na obou stranách.
PWA aplikace pro mobily
Pro potřeby práce v terénu jsme vyvinuli mobilní aplikaci technologií PWA, tedy Progressive Web Apps. Jedná se o technologii, která staví na webových technologií a díky tomu jsme nemuseli do projektu zavádět další nové technologie. V aplikaci mohou jednoduše servisní technici skenovat sériová čísla strojů a zjišťovat tak v reálném čase údaje o stroji, jako je jeho záruka, datum poslední prohlídky nebo servisu a další. Obchodní zástupci společnosti tam pak mají připravenou frontu svých přiřazených zákazníků, které mají obvolat a formou jednoduchého scénáře rovnou do systému zadají, zda se dovolali a domluvili konkrétní úkon.
Montážní výkazy a QR kódy
Výzvou bylo dostat do CRM data z montážních výkazů, se kterými pracují technici v poměrně špinavém prostředí a nemohou tedy v reálném čase pracovat s počítačem nebo jiným digitálním zařízením. Vytvořili jsme řešení ve formě QR kódů, kterými jsou jednotlivé montážní výkazy opatřeny a obsahují unikátní identifikátor. Ty následně asistentka skenuje na pobočce nebo fotí mobilem a odešle na e-mail k tomu určený. Obě možnosti vedou do stejného cíle - do CRM systému, kde už se dokument páruje ke konkrétnímu stroji.
Reporting pro management
Pro správné rozhodování jsou potřeba správná data ve správný čas. Veškeré informace ohledně využívání strojů, ať už z pohledu finančního nebo časového, odesíláme každý den do databáze Google BigQuery, nad kterou stavíme přehledné grafy v Google DataStudiu. Do tohoto místa jsou odesílány i údaje o obratech poboček, jednotlivých zákazníků a data jsou tříděna dle agend, kam spadají. Výsledkem je kvalitní a přehledný report.
Následující rozvoj
Rozvoj CRM probíhá již dlouhých 7 let (od roku 2016) a každým rokem jsou investovány stovky hodin vývojářů do jeho rozšiřování. V nejbližší budoucnosti je počítáno s rozšířením o moduly pracující s ceníky různých dodavatelů, následně tvorba cenových nabídek napojených na tyto ceníky a automatické generování smluv pro zákazníky společnosti Bobcat CZ, a.s.
Co nevidět se také dočkáme nového webu bobcat.cz, který bude obsahovat uživatelskou sekci propojenou s daty zákazníků v CRM. Zautomatizujeme i zpracovávání poptávek z webu skrze CRM.
Svěřte nám svůj nápad, přetavíme ho ve skutečnost.